Spis treści
Cyfryzacja usług publicznych zaczyna się od ludzi
Przez wiele lat większość spraw związanych z pobytem dziecka w żłobku odbywała się w sposób tradycyjny. Żłobki publiczne również korzystały z takich metod. Rodzice zgłaszali nieobecności telefonicznie, podpisywali papierowe upoważnienia do odbioru dziecka, a pracownicy placówek każdego dnia ręcznie prowadzili ewidencję obecności, przygotowywali rozliczenia i odpowiadali na dziesiątki wiadomości.
W małej placówce taki model może jeszcze funkcjonować. Jednak gdy mówimy o największym systemie żłobków w Polsce, obejmującym setki placówek, tysiące pracowników i dziesiątki tysięcy rodziców, tradycyjne rozwiązania przestają być wystarczające.
Właśnie dlatego powstał projekt Warszawskie Żłobki – nowoczesna platforma oparta na systemie 4Parents, której celem było stworzenie jednego, spójnego środowiska do zarządzania wszystkimi procesami związanymi z opieką nad dziećmi do lat 3.
Projekt realizowany przez Software Hub Sp. z o.o. obejmował wdrożenie systemu dla publicznych żłobków, miniżłobków, dziennych opiekunów oraz placówek niepublicznych finansowanych przez Miasto Stołeczne Warszawa. Zakres projektu obejmował również aplikacje mobilne, integracje z usługami państwowymi, wdrożenie, utrzymanie oraz licencjonowanie rozwiązania dla nawet 320 placówek. Potwierdzają to zarówno umowa zawarta z Zespołem Żłobków m.st. Warszawy, jak i oficjalne referencje wystawione po zakończeniu wdrożenia.
Nagroda Mobile Trends Awards potwierdzeniem jakości projektu
Wdrożenie nie zostało docenione wyłącznie przez użytkowników.
Aplikacja Warszawskie Żłobki zdobyła również Mobile Trends Awards 2025 w kategorii aplikacji ułatwiających codzienne życie. To jedno z najbardziej prestiżowych wyróżnień dla projektów mobilnych w Polsce.
Informację o otrzymaniu nagrody opublikował również Zespół Żłobków m.st. Warszawy:
To dla naszego zespołu szczególne wyróżnienie, ponieważ nagroda jest efektem wspólnej pracy specjalistów IT, pracowników miasta oraz osób, które każdego dnia korzystają z systemu.
Dlaczego cyfryzacja żłobków jest dziś koniecznością?
Cyfryzacja administracji publicznej nie polega wyłącznie na przeniesieniu papierowych formularzy do Internetu.
Nowoczesny system powinien:
- automatyzować procesy,
- ograniczać liczbę błędów,
- przyspieszać obsługę mieszkańców,
- zwiększać bezpieczeństwo danych,
- ułatwiać pracę urzędnikom,
- poprawiać komunikację.
To szczególnie ważne w placówkach opieki nad dziećmi.
Każdego dnia wykonywane są tam setki czynności administracyjnych.
Do najważniejszych należą:
- rejestrowanie obecności,
- zgłaszanie nieobecności,
- prowadzenie dokumentacji,
- komunikacja z rodzicami,
- naliczanie opłat,
- kontrola płatności,
- przygotowanie raportów,
- publikowanie jadłospisów,
- organizacja wydarzeń,
- zarządzanie grupami.
Jeżeli każda z tych czynności wykonywana jest w osobnym systemie lub na papierze, ilość pracy administracyjnej rośnie wykładniczo.
Dlatego coraz więcej samorządów wybiera rozwiązania działające w modelu SaaS, które integrują wszystkie procesy w jednym miejscu.
O projekcie Warszawskie Żłobki
Warszawa jest największym organizatorem publicznej opieki nad dziećmi do lat trzech w Polsce.
System musiał obsłużyć:
- publiczne żłobki,
- miniżłobki,
- dziennych opiekunów,
- placówki prywatne finansowane przez miasto,
- rodziców,
- opiekunów prawnych,
- pracowników,
- administrację.
Jednocześnie rozwiązanie musiało zachować wysoką wydajność, bezpieczeństwo oraz możliwość dalszego rozwoju.
Projekt obejmował:
- wdrożenie platformy,
- aplikacje mobilne Android,
- aplikacje mobilne iOS,
- aplikację webową,
- szkolenia,
- testy,
- utrzymanie,
- wsparcie użytkowników,
- integracje z systemami państwowymi.
Jednym z najważniejszych założeń była możliwość obsługi nawet 320 placówek w ramach jednej platformy. Takie wymagania zostały wskazane w dokumentacji projektowej.
Jakie problemy chcieliśmy rozwiązać?
Na etapie analizy wspólnie z klientem zidentyfikowaliśmy kilka kluczowych wyzwań.
1. Rozproszona komunikacja
Rodzice korzystali z wielu kanałów kontaktu.
Telefon.
SMS.
E-mail.
Kartki wywieszane na tablicach.
Nowoczesna aplikacja miała połączyć wszystkie kanały komunikacji w jednym miejscu.
2. Papierowa dokumentacja
Każdy dokument wymagał ręcznej obsługi.
Upoważnienia.
Zgody.
Zaświadczenia.
Deklaracje.
Naszym celem było umożliwienie ich cyfrowego obiegu z wykorzystaniem Profilu Zaufanego.
3. Rozliczenia
Naliczanie opłat było procesem czasochłonnym.
System miał automatycznie:
- naliczać opłaty,
- rozliczać nadpłaty,
- obsługiwać płatności online,
- przygotowywać raporty finansowe.
4. Informacje dostępne w czasie rzeczywistym
Rodzice chcieli wiedzieć:
- czy dziecko zostało odebrane,
- jakie są należności,
- czy pojawiło się nowe ogłoszenie,
- jaki jest jadłospis,
- kiedy odbędzie się wydarzenie.
Dlatego jednym z kluczowych elementów projektu były powiadomienia PUSH oraz aplikacje mobilne.
Dlaczego jedno miasto potrzebuje jednego systemu?
Jednym z największych problemów dużych organizacji jest brak spójności danych.
Jeżeli każda placówka korzysta z innego rozwiązania, bardzo trudno:
- przygotować raporty,
- analizować dane,
- wdrażać nowe funkcjonalności,
- szkolić pracowników,
- zapewnić bezpieczeństwo.
Centralizacja pozwala nie tylko obniżyć koszty utrzymania, ale również poprawić jakość obsługi mieszkańców.
To właśnie dlatego zdecydowano się na stworzenie jednej platformy dla wszystkich jednostek objętych projektem.
Jak wyglądała analiza projektu?
Przed rozpoczęciem prac wspólnie z klientem przeanalizowaliśmy każdy proces zachodzący w placówkach.
Rozmawialiśmy z:
- kierownikami,
- pracownikami,
- administratorami,
- specjalistami IT,
- działami finansowymi.
Naszym celem nie było stworzenie kolejnej aplikacji.
Chcieliśmy zbudować platformę, która rzeczywiście usprawni codzienną pracę i będzie mogła rozwijać się przez kolejne lata wraz z potrzebami miasta.
Dlaczego powstała aplikacja Warszawskie Żłobki?
Projekt miał jeden nadrzędny cel:
ułatwić codzienne życie rodzicom i pracownikom.
Nie chodziło wyłącznie o stworzenie nowoczesnego interfejsu.
Największą wartością systemu jest automatyzacja procesów, które wcześniej zajmowały wiele godzin pracy każdego tygodnia.
To właśnie dzięki temu pracownicy mogą poświęcić więcej czasu dzieciom, a mniej czynnościom administracyjnym.